Situation
Das Versicherungsunternehmen verfügt über eine Außendienstorganisation, die neben einem stationären Vertrieb in Büros eine ausschließlich an das Unternehmen gebundene Handelsvertreterorganisation sowie eine kleinere Makler- und Mehrfachagentenorganisation aufweist.
Das Unternehmen verfügte schon immer über einen hohen Grad an IT - Unterstützung im stationären Vertrieb. Im Bereich des mobilen Außendienstes wird lediglich die übliche Angebotssoftware zur Verfügung gestellt.

Die Aufgabe bestand darin, die Tätigkeitsfelder zu definieren und die gesamte Umsetzung so zu begleiten, dass schließlich ein vertriebsorientierter und gesetzeskonformer Salesflows zur Verfügung stand. Die bestehenden Standards in den Abläufen sowie die bestehenden Verkaufsprozesse sollten so wenig wie möglich beeinflusst werden.

Umsetzung
Im ersten Schritt haben wir gemeinsam mit einem Kernteam die bestehenden Abläufe analysiert und dann die Tätigkeitsfelder definiert. Schwerpunkte waren die neu zu schaffenden Unterlagen für den Verkauf.
Es wurden passende Dokumentationen für die definierten Beratungsfelder für jeden Vertriebsweg entwickelt. Um vor allem den Abläufen im stationären Vertrieb gerecht zu werden, wurde eine besondere Beratungssoftware aufgrund unserer Vorgaben entwickelt, die eine kompetente Beratung für die private Alters- und Risikovorsorge sicherstellt und die zur Beratung gehörende Dokumentation erzeugt.

Für die Dokumentationssystematik wurde das von mindtrace entwickelte Dokumentationssystem zu Grunde gelegt.

Neben den Verkaufsprozessen wurden die Prozesse in der Verwaltung sowie im Kundenservice soweit erforderlich angepasst. Hierbei wurden in das Unternehmen auch erste Ansätze für Compliance eingeführt. Dies wurde von uns bewusst zur Vorbereitung auf Solvency II (MaRisk) empfohlen.

Die Umsetzungsdauer lag bei sechs Monaten.

Ergebnis
Das Unternehmen war fristgerecht gesetzeskonform im Bereich des neuen Vermittlerrechts.
Nach Einführung der neuen Prozesse und Unterlagen entwickelte sich der Umsatz positiv. Die Qualität konnte verbessert werden.
Im Rahmen eines Tests, der von einer Zeitschrift mit Unterstützung der Zentrale Verbraucherschutz durchgeführt wurde, belegte das Unternehmen einen der vorderen Plätze hinsichtlich Qualität der Beratung und der Dokumente.